Voorbereidingen voor een Groenland-expeditie: de papierwinkel

Start van de voorbereidingen

We zijn nog niet begonnen met de expeditie, maar ik, Henk-Jan Geel, ben al heel lang bezig met de voorbereiding voor deze expeditie. Sterker nog, een dag voor mijn verjaardag ben ik begonnen met alle voorbereidingen, namelijk op 12 december 2025. We zitten nu op 18 april, dus dat is een maand of vier geleden dat ik hier volledig mee ben begonnen. Maar dat gaat over de papierwinkel.

De papierwinkel en permits

Voordat je naar Groenland mag, heb je toestemming nodig van de Groenlandse overheid. Die toestemming krijg je door het verkrijgen van een permit. Maar dat is niet zozeer het aanvragen van een permit per e-mail met “hallo, ik ga naar Groenland, mag dat?”, want daar komt behoorlijk wat bij kijken. Als je bijvoorbeeld een wapen meeneemt, heb je een wapenvergunning nodig. Die vraag je aan bij de Deense politie. Je hebt een radiopermit nodig, omdat wij een VHF-radio meenemen, een marifoon en een personal locator beacon. Dat is allemaal beschreven in een voorgaand bericht, maar daar heb je wel toestemming voor nodig om die te mogen gebruiken op Groenland. Dus de radiopermit gaat mee. We zijn uiteraard bezig geweest met een overzicht van de deelnemers. De deelnemers moeten, behalve hun naam, adres, woonplaats en geboortedatum, ook aangeven wat hun ervaring is. Als die ervaring niet voldoende is, ga je niet mee naar Groenland. Dus die ervaring van de deelnemers moet uitgebreid omschreven worden, en dat is ook gedaan. We moeten een routevoorstel doorsturen naar de Groenlandse overheid. In dat routevoorstel staat waar je begint, waar je eindigt, op welke datum je begint en op welke datum je denkt te eindigen. Maar er staat ook in op welke plekken je verwacht kamp te maken. Dus ik heb van alle 30 mogelijke kampplekken de GPX-coördinaten opgesnort en die heb ik in een groot overzicht gezet voor de Groenlandse overheid.

Bankgarantie en financiële kant

Dat is allemaal papierwerk dat ik zelf achter mijn laptop kan doen. Maar daarna komen we bij de ingewikkeldere dingen: de financiële kant van de zaak, de verzekering en de bankgarantie. Die bankgarantie was niet zo eenvoudig. In voorgaande jaren was het voldoende om een screenshot te sturen van je bankrekening en dat door te sturen, maar dat werkt niet meer. Nu moet er een bankgarantie zijn van een externe partij. Die externe partij hebben we uiteindelijk gevonden. Nederlandse banken geven vaak alleen maar een bankgarantie af als je een huis gaat kopen, dus ten behoeve van een hypotheek. Ik ga nog geen huis kopen, al zou je met alle kosten die gemoeid zijn met een Groenland-expeditie wel een aardig bijgebouw in elkaar kunnen zetten. Maar goed, de bankgarantie is uiteindelijk geregeld. En ik spreek dan niet over 13 december. Nee, ik geloof dat ik die bankgarantie pas ergens in maart heb geregeld. Daar is dus behoorlijk wat tijd overheen gegaan.

Search & Rescue verzekering

In die tijd ben ik ook bezig geweest met het zoeken, aanpassen en aanvragen van een verzekering. We hebben een zogenaamde Search & Rescue-verzekering nodig. Het bijzondere aan deze verzekering is dat het geen standaard reisverzekering is, en ook geen standaard reisverzekering met wintersportdekking. De Search & Rescue-verzekering is een speciale verzekering waarbij de Groenlandse overheid als beneficiënt staat. Dus ik sluit hem af, maar mocht er wat fout gaan, dan krijgt de Groenlandse overheid uitgekeerd. Normaal gesproken is dat niet het geval, want dan krijgt degene die de verzekering afsluit de uitkering. Maar in dit geval is dat anders. Dat moet allemaal op papier gezet worden. Er moet een bedrag van ongeveer 250.000 euro verzekerd zijn. De meeste verzekeraars in Nederland werken in euro’s, maar in Groenland hebben ze Deense kronen. Dus het verzekeringsbewijs moet opgesteld zijn in Deense kronen. Dat betekent dat je rekening moet houden met wisselkoersverschillen. Tegen de tijd dat je een verzekeraar zover hebt dat ze een verklaring gaan opstellen in het Engels, en ook nog met Deense kronen erin, ben je meerdere duizenden euro’s armer. En dan hoop je dat je de verzekering nooit gebruikt. Deze papieren tijger heeft me, denk ik, zo’n anderhalve maand gekost om het uiteindelijk voor elkaar te krijgen. Maar het is gelukt. En zonder deze verzekering krijg je ook geen permit.

Het contingency plan

Nieuw voor dit jaar is een contingency plan. Dat is eigenlijk een volledige uitschrijving van wat je gaat doen op deze expeditie. Daarin staat bijvoorbeeld wat je doet als het niet volgens plan gaat, oftewel hoe je gaat bijsturen. In het contingency plan staat onder andere de expeditie overview: wanneer is de expeditie, hoe lang duurt de expeditie, hoeveel mensen zitten in het team, wat is de route van de expeditie en wie organiseert de expeditie. In dit geval organiseert Arctic Adventure de expeditie. Ze willen ook weten wat de command structure is: wie is de expeditieleider, wie is de basecamp manager. In dit geval ben ik de basecamp manager samen met Wouter Plaatsman. Maar ook: wie is de medical officer, wie beheert het medische basecamp en wie is de meteoroloog. Er staat uitgebreid in beschreven wat de decision making principles zijn, oftewel hoe besluiten genomen worden. Daarin staat ook dat de gids ter plekke altijd het laatste woord heeft. In dit geval is dat Karin, omdat zij precies weet hoe de locatie en de situatie eruitzien en welke beslissingen daarop genomen moeten worden. Er staat een stuk in over het weer: wat gebeurt er bij hoge wind, wat gebeurt er in white-out, in extreme cold en wat zijn de weerlimitaties waar we ons aan committeren. Deze expeditie wordt uitgevoerd binnen de richtlijnen van de International Polar Guide Association, de IPGA, en die richtlijnen hebben we overgenomen in het contingency plan. Er staat wanneer er rustdagen gehouden worden. Er staat hoe je over crevasse-terrein gaat en hoe je met die gevaren omgaat. Als je aan de overkant bent, staat erin hoe je je laat ophalen vanaf de plek waar je uiteindelijk landt. Er staat hoe je omgaat met medische contingencies, met medische afwijkingen, en wat de evacuatiescenario’s zijn. Voor de eerste twee dagen is er nog evacuatie met een sneeuwmobiel mogelijk. Als we midden in de expeditie zitten, is evacuatie met een helikopter mogelijk. En in de eerste vijftien dagen van de expeditie is het nog mogelijk om zelfstandig terug te gaan als blijkt dat het niet gaat lukken. Het communicatieplan wordt erin besproken: wanneer wordt er met wie waarover gecommuniceerd. Ook wordt beschreven wat de redenen zijn om de expeditie af te breken. Dat kan te maken hebben met het weer. Als de weercondities zodanig zijn dat we geen buffer meer hebben, breken we de expeditie af. Als er een medisch incident is, breken we de expeditie af. Als we niet meer veilig verder kunnen, breken we de expeditie af. Dit zijn allemaal zaken die in het contingency plan worden beschreven. Uiteraard staan daarin ook de belangrijkste telefoonnummers van zowel de basecamp, de deelnemers als alle service providers in Groenland. Ook alle gegevens van onze inReach- en navigatiemiddelen staan erin.

Het permit ontvangen

Je ziet dus dat er een behoorlijke papierwinkel is voordat je naar Groenland mag. Uiteindelijk hebben wij dan hopelijk het permit ontvangen. En ik zeg wel “hopelijk”, maar drie dagen geleden zat uiteindelijk het permit voor de Groenland-expeditie voorjaar 2026 in mijn mailbox.