Expeditie Groenland: De papierwinkel achter de expeditie

De uitgebreide voorbereiding voor een expeditie naar Groenland

Een expeditie naar Groenland lijkt misschien een kwestie van keihard trainen en de kou trotseren, maar niets is minder waar. Naast de fysieke voorbereiding komt er een enorme hoeveelheid papierwerk en procedures bij kijken. Sinds december ben ik, Henk Jan, bezig met het organiseren van alles wat nodig is voor deze bijzondere onderneming.

Vergunningen en verzekeringen

Om de Groenlandse ijskap te betreden, is een vergunning van de Groenlandse overheid vereist. Deze krijg je niet zomaar; er moet een uitgebreide papierwinkel worden ingevuld. Zo moet ik mijn ervaring als expeditieleider aantonen, evenals die van de andere deelnemers. Daarnaast is een bankgarantie nodig voor het geval er een helikopter ingezet moet worden. Ook moeten we beschikken over een specifieke search and rescue verzekering, die verder gaat dan de standaard verzekeringen. Naast de vergunningen heb ik ook een wapenlicentie nodig, aangevraagd bij de Deense politie, en een radiopermit voor het gebruik van speciale communicatieapparatuur zoals een ground-to-air radio en satelliettelefoon.

Protocollen en checklists

Als IPGA Polar Guide volg ik strikte protocollen. We hebben checklists voor het team, de route, materialen en voeding. Het is belangrijk dat alle materialen geschikt zijn voor poolomstandigheden en getest zijn. Ook moet er voldoende eten zijn dat door iedereen geaccepteerd wordt, aangezien we dagelijks 6000 kilocalorieën moeten consumeren. Daarnaast zijn er protocollen voor noodsituaties en milieueffecten. We nemen al ons afval mee terug, inclusief toiletartikelen. Veiligheid staat voorop met uitgebreide checklists die zowel in Nederland als in Tasiilaq worden doorgenomen.

Veiligheid in extreme omstandigheden

We hebben specifieke protocollen voor ijsbeerveiligheid en omgaan met extreme kou. Het document over severe cold management beschrijft hoe te handelen bij temperaturen tot min 30 graden Celsius in combinatie met harde wind. Ook is er een protocol voor severe wind management, waarin beschreven staat hoe je tenten opzet bij stormachtige omstandigheden.

Routeplanning en materiaalverdeling

De dagindeling en route zijn tot in detail uitgeschreven. Naarmate de expeditie vordert, worden de dagen langer, zowel in afstand als tijd. We beginnen met 8 uur verplaatsing per dag en eindigen met 9 uur en 20 minuten, waarbij we dagelijks tussen de 20 en 30 kilometer afleggen. De kompaskoers is nauwkeurig berekend met inachtneming van declinatieverschillen tot wel 25 graden. Voor geïnteresseerden geef ik ook workshops over kaart- en kompasnavigatie.

Communicatie met het thuisfront

Voor vrienden en familie van deelnemers heb ik een thuisblijversdocument opgesteld. Hierin staan onze vertrek- en terugkeerdatums, de route en hoe ze ons kunnen volgen via de website. Ook hebben ze contactgegevens van onze Basecamp manager voor noodgevallen. Kortom, een expeditie naar Groenland vergt veel meer dan alleen fysieke voorbereiding; het is een complexe onderneming vol papierwerk en planning. Maar ondanks alle voorbereidingen kijk ik ernaar uit om eindelijk mijn eerste stappen op het ijs te zetten.