Meld je aan voor de Expeditie Newsflash.

Ontvang tijdens de expeditie notificaties van nieuwe audio blogs in je mail.
[mc4wp_form id=4505]

De papierwinkel van een expeditie

Een expeditie naar Groenland is geen simpele reis waarbij je een ticket koopt, de oversteek maakt en weer terugkeert. Er komt veel meer bij kijken, met name op het gebied van administratie en vergunningen. In dit blogbericht gaan we dieper in op de organisatorische aspecten van een expeditie en de papierwinkel die daarbij komt kijken.

De Groenlandse overheid en de benodigde vergunningen

Wanneer je een expeditie naar Groenland wilt ondernemen, heb je toestemming nodig van de Groenlandse overheid. Dit wordt geregeld via een permit, waar we in dit blogbericht veel over zullen praten. Het aanvragen van een permit gaat tegenwoordig online, wat erg handig is. Echter, het proces verloopt nog niet helemaal vlekkeloos en vereist soms nog het uitprinten van een PDF en het doorsturen per e-mail naar de verantwoordelijke persoon.

Wat heb je nodig voor een permit?

De benodigde documenten voor het verkrijgen van een permit kunnen variëren, afhankelijk van het soort expeditie dat je onderneemt. Voor wetenschappelijke expedities gelden andere vereisten dan voor sportexpedities, waaronder de expeditie naar Groenland waar wij aan deelnemen.

Een belangrijke vergunning die wij nodig hebben is een radiopermit. We nemen communicatiemiddelen mee, waaronder een VHF-radio waarmee we contact kunnen hebben met een helikopterpiloot in geval van een reddingsoperatie of als we opgepikt moeten worden. Het bedienen van een VHF-radio vereist echter een vergunning. Het kan helpen als je in Nederland al een marifoonvergunning of -certificaat hebt, omdat dit kan helpen bij het aanvragen van de VHF-vergunning. Daarnaast is het belangrijk om de vergunningskosten tijdig te betalen.

Een andere vereiste is een bankgarantie. Dit houdt in dat er voldoende geld op een bankrekening moet staan en dat de bank een garantie afgeeft. Mocht er een reddingsoperatie nodig zijn of als er iets misgaat, kan de bankgarantie worden aangesproken. Het verkrijgen van een bankgarantie kan echter lastig zijn in Nederland, omdat de meeste banken deze alleen afgeven voor hypotheken. Dit betekent dat je persoonlijk verantwoordelijk wordt gesteld. Ondanks de uitdagingen is een bankgarantie essentieel voor een expeditie.

Daarnaast moet je de ervaring van de deelnemers, met name de gids, doorgeven bij het aanvragen van de permit. Als je al eerder een oversteek hebt gedaan, kan dit helpen bij het verkrijgen van de vergunning. Als je nog geen ervaring hebt, kan het moeilijker zijn om de permit te krijgen, maar zeker niet onmogelijk.

Een eventuele wapenvergunning is ook nodig als je een wapen meeneemt vanuit het buitenland. In ons geval ligt het wapen al klaar in Tashilak, de plek waar we beginnen, dus we hebben geen wapenvergunning meer nodig.

De grootste uitdaging: de verzekering

Een van de grootste uitdagingen bij het verkrijgen van de permit is het hebben van een verzekering. De verzekeringsmaatschappij moet een papier ondertekenen van de Groenlandse overheid waarin ze garanderen dat ze het benodigde bedrag dekken. Wereldwijd is er echter maar één verzekeraar die bereid is om dit formulier te ondertekenen, maar daar hangt een hoog prijskaartje aan. Andere verzekeraars, zowel nationaal als internationaal, willen deze verantwoordelijkheid niet dragen. Uiteindelijk hebben wij gekozen voor IF-verzekeringen in Groenland, maar dit kostte ons maar liefst 7500 euro voor de hele expeditie.

De afhandeling van de papierwinkel

Het indienen van alle benodigde documenten en het wachten op de permit kan soms lang duren. In Groenland verloopt het proces trager dan in Europa, wat betekent dat de prioriteit voor het uitgeven van een permit niet altijd hoog is. Het is echter essentieel om de permit te hebben voordat je naar Groenland vertrekt. In voorgaande jaren kregen expeditieteams hun permit pas op de dag dat ze aan de expeditie begonnen, wat voor de nodige spanning zorgde. Tot mijn verbazing ontving ik vorige week woensdag de permit, ruim een maand voor ons vertrek. Dit was een aangename verrassing en gaf me gemoedsrust.

Voordat we aan de expeditie beginnen, moeten we ons bij de politie melden en de permit laten zien. Deze documenten moeten ook in papieren vorm worden meegenomen.

De voorbereiding is essentieel

De komende dagen zal ik je meenemen in de voorbereidingen die we treffen voor de expeditie. De voorbereiding duurt vaak langer dan de daadwerkelijke uitvoering, maar dit is vanzelfsprekend. Met een goede voorbereiding vergroot je de kans op een succesvolle expeditie.